Flera tips från Excelkungen. Denna gång i form av ett nyhetsbrev med lite sköna tips.
NYHETSBREVET
Du har suttit x antal timmar med din Excelrapport… och snart ska den distribueras ut till alla dina kollegor. Vidare så har du trippelkontrollerat alla siffror och formler så att alla värden är korrekta. Men har du även trippelkontrollerat HUR siffrorna presenteras?
Får din Excelfil maximalt genomslag?
I mitt dagliga värv har jag stött på många Excelfiler som jag endast med nöd och näppe kunnat tillgodogöra mig eftersom själva presentationen har varit kraftigt opedagogisk. Ologiska uppställningar, kraftigt överarbetade format och färger… Jag har helt enkelt inte kunnat tillgodogöra mig innehållet på ett snabbt och intuitivt sätt.
Tidigt så insåg jag att presentationen av en Excelfil i princip är lika viktig som själva innehållet. Och att målet med en Excelfil som distribueras rimligenmåste vara att den ska få så stort genomslag som möjligt.
Sagt detta så vill jag självklart tillägga att bra innehåll är en förutsättningför att det över huvud taget ska vara relevant att skicka iväg en Excelfil.
Men, om presentationen är dålig så är risken att mottagaren inte tar till sig innehållet, oavsett hur relevanta och intressanta dina siffror är. Resultatet blir alltså att vår Excelfil inte fick det maximala genomslag som vi önskade.
Det kan vara svårt att optimera presentationer i Excel. Dels så handlar det om att försöka ge dokumentet en logisk struktur. Dels så måste man inse att alla mottagare är unika. Nedan beskriver jag två grundregler som jag själv alltid arbetar efter när det gäller distribution av Excelfiler.
1. Viktigaste innehållet först
Placera den viktigaste informationen/tabellen längst upp till vänster, och helst på den första (vänstersta) fliken. Undersökningar visar att vi först tittar på det övre vänstra hörnet av skärmen. Lägg således informationen till rätta så att det viktigaste är i läsarens blickfång. Inom internetmarknadsföring arbetar man mycket med struktur och hur besökaren tar till sig innehållet på skärmen.
2. Enkla och konsekventa format
Alla har olika preferenser när det gäller färg och form. Alltså gäller det att hitta en “minsta gemensamma nämnare”. Vidare är det viktigt att vara konsekvent i användningen av format. Annars försvårar vi för mottagaren att ta till sig innehållet.
Tänk på mottagaren innan du skickar iväg din Excelfil!
Det kan vara svårt med design av arbetsböcker som ska distribueras, och dessutom finns det givetvis inget rätt eller fel. Men om man kontinuerligt har mottagaren i fokus så tror jag att man kommer ganska långt.
Excelkungen är verkligen Excelkungen…
