Category Archives: Jobs

Mer Dynamiskt från Excelkungen

Sendt den ved
Svar

Tips från Excel konge

Gör dina makron mer dynamiska!

Dagens tips handlar om hur du enkelt skapar ett makro som låter användaren välja vilken Excelfil/textfil/Ascii-fil etc som ska öppnas. Du får också exempel på hur du kan hoppa mellan flera öppna filer.
När du skapar makron som utför lite mer avancerade operationer så är det alltid bra att tänka dynamiskt – dvs hur du redan från början bygger in flexibilitet i dina makron.

En klar fördel med detta arbetssätt är att de Excelfiler som makrot importerar inte behöver ha samma namn vid varje körning av makrot.

Arbetsgången är som följer:

1. Ta in namnet på vad fil.
Metoden GETOPENFILENAME i VBA öppnar dialogrutan för “Open File” eller “Öppna Fil”. I denna rutan kan användaren på ett enkelt sätt peka på en vis fil.

2. Läs in namnet (sökvägen) i en variabel.

3. Använd variabeln för att öppna filen.

4. Utför det som önskades med filen.

Allt ovanstående sköts via simpel VBA-kod som du enkelt kan inkludera i dina makron.

Kanske får du prova dig fram med koden några gånger innan du till fullo förstått proceduren, men när du väl har lärt dig exemplet så kommer du säkert att ha avsevärd nytta av det i framtiden.

Du hittar exempelkoden i avsnittet om GetOpenFilename på Excelkungen.com.

Han är verkligen kungen av Excel…Excelkungen..
Pas på derude
Ellers

Effektiva vardagsmakron i Excel

Sendt den ved
Svar

Fler bra tips från Exelkungen.

Komplicerade Excelmakron i all ära…

… men många av de stora effektivitetsvinsterna finns i enkla makron som eliminerar repetitiva arbetsmoment!

Att bli bättre på Excel handlar mycket om att bli bättre på att använda Excel på ett effektivare sätt, och kanske framför allt att förstå VAD som bör effektiviseras och vilka just dina tidstjuvar är.

I många fall kan repetitva arbetsmoment förenklas med hjälp av enkla makron som du kopplar till enkla tangentbordsgenvägar (vilka dessutom ska kunna utföras med endast en hand, som t ex CTRL + w).

Nedan följer exempel på ett par enkla “effektivitetsmakron. För att du ska kunna effektivisera just din arbetsvardag så måste du “undersøge” dig själv och lära dig vilka arbetsmoment som är mest tidskrävande i just ditt fall.

Alternerande vänster/högerställning

Sub VansterHoger()
If Selection.HorizontalAlignment = xlRight Then
Selection.HorizontalAlignment = xlLeft
Else
Selection.HorizontalAlignment = xlRight
End If
End Sub
Klistra in format

Du kopierar (CTRL + c) en cell/cellområde med det format som du önskar applicera på ett annat cellområde. Markera sedan det nya området och kör makrot.
Sub KlistraFormat()
Selection.PasteSpecial Paste:=xlFormats
Application.CutCopyMode = False
End Sub
Har du inte kommit igång med makron ännu?

Då kan du titta på kursavsnitten i Makroskolan, ett antal videokurser som visar hur du kommer igång med makron och VBA i Excel.

Skoj, oj va skoj…

Sendt den ved
Svar

…det ska bli första dan på jobbet efter 5 underbara semesterveckor med familjen. Vill inte…vill hellre kolla på Zlatan camp idag när Wilma kör igång sitt årliga veckoläger på Veddestavallen. Vill sååååå mycket hellre vara där…

Pas på derude
Ellers

Excelkungens tipps om presentationer

Sendt den ved
Svar

Flera tips från Excel konge. Denna gång i form av ett nyhetsbrev med lite sköna tips.

NYHETSBREVET
Du har suttit x antal timmar med din Excelrapport… och snart ska den distribueras ut till alla dina kollegor. Vidare så har du trippelkontrollerat alla siffror och formler så att alla värden är korrekta. Men har du även trippelkontrollerat HUR siffrorna presenteras?

Får din Excelfil maximalt genomslag?
I mitt dagliga värv har jag stött på många Excelfiler som jag endast med nöd och näppe kunnat tillgodogöra mig eftersom själva presentationen har varit kraftigt opedagogisk. Ologiska uppställningar, kraftigt överarbetade format och färger… Jag har helt enkelt inte kunnat tillgodogöra mig innehållet på ett snabbt og intuitivt sätt.
Tidigt så insåg jag att presentationen av en Excelfil i princip är lika viktig som själva innehållet. Och att målet med en Excelfil som distribueras rimligenmåste vara att den ska få så stort genomslag som möjligt.
Sagt detta så vill jag självklart tillägga att bra innehåll är en förutsättningför att det över huvud taget ska vara relevant att skicka iväg en Excelfil.
Men, om presentationen är dålig så är risken att mottagaren inte tar till sig innehållet, oavsett hur relevanta och intressanta dina siffror är. Resultatet blir alltså att vår Excelfil inte fick det maximala genomslag som vi önskade.
Det kan vara svårt att optimera presentationer i Excel. Dels så handlar det om att försöka ge dokumentet en logisk struktur. Dels så måste man inse att alla mottagare är unika. Nedan beskriver jag två grundregler som jag själv alltid arbetar efter när det gäller distribution av Excelfiler.
1. Viktigaste innehållet först
Placera den viktigaste informationen/tabellen längst upp till vänster, och helst på den första (vänstersta) fliken. Undersökningar visar att vi först tittar på det övre vänstra hörnet av skärmen. Lägg således informationen till rätta så att det viktigaste är i läsarens blickfång. Inom internetmarknadsföring arbetar man mycket med struktur och hur besökaren tar till sig innehållet på skärmen.
2. Enkla och konsekventa format
Alla har olika preferenser när det gäller färg och form. Alltså gäller det att hitta en “minsta gemensamma nämnare”. Vidare är det viktigt att vara konsekvent i användningen av format. Annars försvårar vi för mottagaren att ta till sig innehållet.

Tänk på mottagaren innan du skickar iväg din Excelfil!

Det kan vara svårt med design av arbetsböcker som ska distribueras, och dessutom finns det givetvis inget rätt eller fel. Men om man kontinuerligt har mottagaren i fokus så tror jag att man kommer ganska långt.

Excelkungen är verkligen Excelkungen…

Exceltipps igen då

Sendt den ved
Svar

Ok, nu kan du SUMIF då är det bara att gå vidare till Excelkungens nästa coola video (om man diggar Excel då…alltså då blir den cool:-) )

Den relativt okända formeln SUMPRODUCT låter dig på ett enkelt sätt summera efter flera villkor, vilket är ovärdeligt när man snabbt vill kunna vaska fram en specifik summa ur en större datamängd. Formeln är egentligen framtagen i ett annat syfte (att multiplicera värden i matriser) men via ett alternativt användande så tjänar den syftet att summera efter flera villkor på ett alldeles utomordentligt sätt.

Excel, knäckt budgetformeln!

Sendt den ved
Svar

Efter ett par veckors sökande på internet och framför allt YouTube så fann jag otroligt många klipp om excel. Det finns ett gäng riktiga fanatiker där ute men vad hade jag väntat mig?

Hur som helst så hittade jag en formel bör budgetfiler som ska producera originalbudgeten, kvarstående kostnader, slutkostnadsprognoser samt då uppföljning av dessa.

Formel var SUMIF som visade sig vara oerhört användbar. Svårt att förklara här i detalj hur man skall göra för det beror på hur du satt upp din budgetfil men jag rekommenderar att gå in på Excelkungens hemsida så får du massor av grymma tipps om Excel som plötsligt gör dig till kungen på ditt arbete vilket kan bli jobbigt när alla kommer att komma till dig och fråga om råd hela tiden…eller så kommer det inte att bli jobbigt.

Formelns argument

=SUMMA.OM (område;villkor;summaområde)

  • Område: Cellområdet som vi ska leta efter villkoret i
  • Villkor: Själva villkoret. Kan vara ett tal (t ex 8), en utvärdering (t ex >7) eller en text (t ex ”Skeddrag”).
  • Summeringsområde: Cellområdet som vi ska summera

Viktigt: Tänk på att ”Område” och ”Summeringsområde” ska innefatta samma rader (men olika kolumner givetvis).

Excel äger och ja…det är lite sjukt att hålla på med det under semestertider.

ASu